Startuj z nami | | Newsletter | Forum | Mapa strony | Kontakt   
strona g³ówna wy¶lij e-mail znajd¼ na stronie



Strona główna > NASZ KLUB > Protokoły z zebrań

04-10.06.2009 Zebranie Zarządu Klubu

Protokół z zebrania Zarządu Klubu Rasy Rhodesian Ridgeback, 04.06.09 oraz 10.06.2009, miejsce: telekonferencja przez Skype

Osoby obecne na zebraniu:
04.06.2009:

1. Małgorzata Branny – Przewodnicząca zarządu
2. Beata Gargas – Wiceprzewodnicząca ds. organizacyjnych
3. Edyta Ossowska – Wiceprzewodnicząca ds. hodowlanych
4. Paulina Berndt – Sekretarz
5. Hanna Nycz – Skarbnik
6. Izabela Gołąb – Członek Zarządu
7. Magdalena Buczyńska – Członek Zarządu

10.06.2009:

1. Beata Gargas – Wiceprzewodnicząca ds. organizacyjnych
2. Edyta Ossowska – Wiceprzewodnicząca ds. hodowlanych
3. Hanna Nycz – Skarbnik
4. Izabela Gołąb – Członek Zarządu
5. Magdalena Buczyńska – Członek Zarządu


Przebieg obrad:
 
1. Otwarcie zebrania Zarządu Klubu Rasy Rhodesian Ridgeback

Przewodnicząca Zarządu Małgorzata Branny otworzyła zebranie, a następnie zaproponowała porządek obrad przygotowany wspólnie na forum zarządu:

Na 04.06.09

1. Otwarcie zebrania Zarządu Klubu Rasy Rhodesian Ridgeback
2. Wybór Przewodniczącej zebrania Zarządu
3. Wybór Sekretarza i Protokolanta zebrania Zarządu
4. Stwierdzenie ważności i prawomocności zebrania
5. Przyjęcie porządku obrad
6. Podsumowanie wystawy klubowej w Bytomiu (organizacja, finanse, podziękowania dla organizatorów i sponsorów).
7. Wyciągnięcie wniosków i dokonanie wstępnych ustaleń w związku z organizacją wystawy w Krakowie w 2010 roku.
8. Omówienie działań związanych z zamknięciem działalności w Sopocie i otwarciem działalności w Krakowie.
9. Omówienie działań związanych z uregulowaniem składek za rok 2008.
10. Omówienie szczegółowego planu pracy zarządu na okres marzec 2009-marzec 2010 (załącznik 1)
11. Podjecie uchwały o przyjęciu nowych członków (ZZ 10/2009).

Na 10.06.09

12. Podjęcie uchwały o zasadach formalnego głosowania w Zarządzie Klubu (ZZ 11/2009)
13. Podjęcie uchwały o szczegółowym podziale obowiązków w zarządzie na lata 2009-2011 (ZZ 12/2009)
14. Omówienie projektu uchwały dot. klubowej galerii psów i suk
15. Omówienie projektu zmian na stronie internetowej (zdjęcia reproduktorów i suk hodowlanych, gadżety klubowe, uaktywnienie działu „Różne/na wesoło” i in.)
16. Omówienie ewentualnych poprawek w Regulaminie Klubu widocznym na stronie internetowej oraz zmian do zatwierdzenia na walnym zebraniu członków klubu w następnym roku.
17. Wolne wnioski.
18. Zamknięcie zebrania.


2. Wybór Przewodniczącej zebrania Zarządu

Beata Gargas zgłosiła Małgorzatę Branny na Przewodniczącą Obrad na zebraniu Zarządu. Małgorzata Branny wyraziła zgodę na pełnienie tej funkcji i została wybrana jednogłośnie przez wszystkich obecnych.

3. Wybór Sekretarza i Protokolanta zebrania Zarządu

Małgorzata Branny zgłosiła kandydatury Beaty Gargas, jako Sekretarza Obrad oraz Pauliny Berndt (na 04.06.09) oraz Magdaleny Buczyńskiej (10.06.09) na protokolantki. Wszyscy wyżej wymienieni wyrazili zgodę na pełnienie tych funkcji, a następnie zostali wybrani jednogłośnie przez obecnych.

4. Stwierdzenie ważności i prawomocności zebrania

Przewodnicząca obrad stwierdziła, że wszystkie wymogi formalne dotyczące trybu i terminu zebrania zarządu, jak również wymóg zawiadomienia wszystkich członków zarządu o miejscu, dacie i porządku obrad, co najmniej na dwa tygodnie przed terminem zebrania zostały dopełnione. Do skuteczności uchwał zebrania zarządu niezbędna jest obecność co najmniej czterech z siedmiu członków Zarządu Klubu, w tym Przewodniczącej lub jednej Wiceprzewodniczącej. Mając na uwadze powyższe, zebranie Zarządu Klubu Rasy Rhodesian Ridgeback zostało uznane za ważne i prawomocne.

5. Przyjęcie porządku obrad

Nikt nie zgłosił zastrzeżeń do odczytanego przez Przewodniczącą porządku obrad. Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie
Za: 7, przeciw: 0, wstrzymało się: 0

6. Podsumowanie wystawy klubowej w Bytomiu (organizacja, finanse, podziękowania dla organizatorów i sponsorów).

Izabela Gołąb wraz z Hanną Nycz podsumowały przebieg wystawy od strony organizacyjnej oraz przygotowań do niej.
Wystawę można zaliczyć do udanych, pomimo bardzo niesprzyjającej pogody i pewnych  niedociągnięć, których na przyszłość nalezy postarać się uniknąć.
Zgłoszonych było 58 psów, więc frekwencja raczej dopisała.

Sędziowanie było bardzo dokładne, szczegółowe i ostre, oceny bardzo różne, ale wśród większości Wystawców spotkały się z aprobatą.
Izabela Gołąb podsumowała, że w przyszłości powinniśmy zadbać o to, żeby na nasze wystawy klubowe zapraszać sędziów z tak ogromną wiedzą  , doświadczeniem,  świetnym podejściem do psów i życzliwością w stosunku do wystawców. 
Nadmieniła również, że szczególne podziękowania należą się Bożenie Doroz, która to skutecznie przyczyniła się do obecności Jana Copensa na naszej wystawie.


Po wystawie i Coursingu odbyła się wieczorna impreza integracyjna. Dla osób deklarujących chęć udziału został zamówiony catering. Niestety, w głównej mierze z powodu bardzo niesprzyjającej pogody, wiele z tych osób nie pojawiło się na imprezie, jednocześnie nie poczuwając się w obowiązku zapłaty za zamówione dla siebie jedzenie. Jako, że firma cateringowa wywiązała się z zamówienia – Hanna Nycz uregulowała należności ponosząc dość wysokie koszty.
W budżecie był zaplanowany wydatek na ten cel, więc wszystkie obecne na zebraniu osoby były zgodne co do tego, że należy koszty te zwrócić Hannie Nycz.

Sprawozdanie z wystawy zostanie przygotowane przez głównego organizatora – oddział w Bytomiu.  Zarząd poprosi o jego kopie do swej dokumentacji.

Wszystkie faktury za koszty związane z wystawą poniesione przez Klub muszą trafić do skarbnika – Hanny Nycz, gdyż to ona jest odpowiedzialna za rozliczenie zaliczki w wysokości 4 000 zł w oddziale w Sopocie. Budżetu wystawy jeszcze nie można zamknąć (rozliczenie z oddziałem ZK w Bytomiu), ale już teraz można stwierdzić, że nie został on przekroczony.

Małgorzata Branny zobowiązała się przygotować pisemne podziękowania w imieniu Klubu dla wszystkich sponsorów wystawy i Coursingu oraz dla Katarzyny Ratuszy, która Coursingu zorganizowała.
Izabela Gołąb prześle Małgorzacie Branny listę sponsorów.
W katalogu wystawowym wśród sponsorów nie została wymieniona Hanna Purcha, której wpłata została odnotowana na naszym koncie w Sopocie. Jednakże informacja o tym dotarła do skarbnika dopiero po wystawie, a Pani Purcha nie skontaktowała się wcześniej z nami informując o wpłacie.

Współpraca przy organizacji wystawy z bytomskim oddziałem – głównym organizatorem – przebiegała w bardzo dobrej i życzliwej atmosferze. Szczególne podziękowania należą się Prezesowi oddziału – Waldemarowi Cichoniowi oraz Bożenie Doroz – naszej Klubowiczce oraz kierowniczce sekcji grupy VI w bytomskim oddziale.


7. Wyciągnięcie wniosków i dokonanie wstępnych ustaleń w związku z organizacją wystawy w Krakowie w 2010 roku.

Należy lepiej i z większym wyprzedzeniem rozreklamować wystawę. Przygotować ulotki, zamieścić informację na stronie internetowej, rozesłać informacje o wystawie do oddziałów ZKwP oraz do Klubów za granicą z prośbą o umieszczenie ich w katalogach wystawowych.

Trzeba odpowiednio wcześniej opracować zasady konkurencji fakultatywnych i podać je do ogólnej wiadomości: na stronie internetowej, w ulotkach, plakatach itp. oraz w katalogu wystawowym.
Należałoby również zamieścić informacje o tytułach, jakie mogą być przyznawane.
 
Również odpowiednio wcześniej należy zająć się samą organizacją następnej wystawy.
W najbliższym czasie trzeba wybrac i zaprosić sędziów na III Wystawę Klubową, która odbędzie się w 2010 roku w Krakowie. Sędzia, poza grupą VI, musi mieć uprawnienia na inne rasy/grupy, gdyż w następnym dniu będzie sędziować na wystawie międzynarodowej. Zarząd Klubu powinien zaproponowac oddziałowi krakowskiemu 5 różnych sędziów z zagranicy oraz 5 sędziów z Polski, tak by wraz z Przewodniczącą oddziału krakowskiego móc odpowiednio wcześnie dokonać dobrego wyboru i zaprosić sędziów na wystawę. Wskazane by było, żeby sędzia (przynajmniej zagraniczny) był hodowcą RR i znawca rasy.

Edyta Ossowska poinformowała, że możliwe jest nawiązanie współpracy w sprawie sponsoringu z Ambasadą RPA w Polsce. Być może Ambasada będzie chętna pokryć koszty przelotu sędziego z RPA do Polski , jeśli byśmy zdecydowali się na sędziego z tego kraju. Być może również będzie zainteresowana szerszym sponsoringiem.
Sędzia z kraju pochodzenia rasy podniósłby również prestiż wystawy.

Trzeba też przeprowadzić wstępne rozmowy z oddziałami ZKwP w sprawie organizacji IV wystawy klubowej w 2011 roku. Wszyscy obecni na zebraniu stwierdzili jednogłośnie, że dobrze byłoby zorganizować wystawę w Warszawie. Edyta Ossowska zadeklarowała, że przeprowadzi wstępne rozmowy z kierownikiem oddziału na ten temat.


8. Omówienie działań związanych z zamknięciem działalności w Sopocie i otwarciem działalności w Krakowie.

Pani Zach z Sopotu obiecała, że do końca roku będzie sprawdzać wpływy na koncie oddziału pod kątem wyłapania ewentualnych omyłkowych wpłat naszych klubowiczów i na koniec roku dokona przelewu tych wpłat.

Nadal czekamy na pismo z oddziału krakowskiego potwierdzające przyjęcie nas „pod swoje skrzydła”, które wprawdzie jest czystą formalnością, jednakże niezbędne do dokumentacji klubowej.
Dane dot. wpłat na koncie będziemy otrzymywać regularnie. Pojawia się znowu problem z dostępnością konta, nadal musimy wykonywać przelewy przez osoby trzecie. Zarząd zdecydował, że w najbliższych tygodniach zastanowi się, jak najlepiej rozwiązać ten problem.

9. Omówienie działań związanych z uregulowaniem składek za rok 2008.

Beata Gragas przypomniała, że na początku kadencji obecny zarząd podjął uchwałę o skreśleniu osób z listy członków, które zalegały ze składką członkowską za rok 2007 (a niektóre nawet za 2006), a do których wcześniejsza Wiceprzewodnicząca ds. organizacyjnych Jolanta Schwien wysłała stosowne pismo (przypomnienie o zapłacie składki) pocztą.
Mimo to na liście członków znajduje się obecnie jeszcze 15 osób, które zalegają ze składkami za rok 2007 i 2008 oraz 10 osób, które nie opłaciły składki za 2008 rok.
Zarząd zobowiązał Skarbniczkę Hannę Nycz do wysłania do tych osób pisma mailem i/lub pocztą z prośbą o uregulowanie zaległych składek.
Zarząd zdecydował też, że osoby nie mające opłaconej składki członkowskiej za bieżący rok nie mogą korzystać z praw przysługujących członkom klubu. Uchwała w tej sprawie zostanie podjęta w przeciągu miesiąca na forum zarządu.

10. Omówienie szczegółowego planu pracy zarządu na okres marzec 2009-marzec 2010 (załącznik 1)

W trakcie omawiania szczegółowego planu pracy zarządu na okres marzec 2009 – marzec 2010 (zob. załącznik 1) pojawiły się następujące uwagi:

- Na stronie klubowej należy zamieszczać regularnie informacje o wystawach w Europie (specjalistycznych, klubowych). W tym celu Magdalena Buczyńska, administratorka strony utworzy nową zakładkę.

- Zmiana całej grafiki strony jest niemożliwa, natomiast można dodać logo klubu. Należy też jak najszybciej umieścić licznik odwiedzin.

- Przy aktualizacji ulotki należy skorzystać ze zdjęć zgłoszonych do konkursu F’OTO Rodezjan. Paulina Berndt zadeklarowała, że przygotuje naklejki z nowym adresem klubu, które będzie można nalepić na stare ulotki.

- Bieżący kontakt z księgową w Sopocie do czasu uzyskania nowego konta
Beata Gargas zgłosiła inicjatywę kontaktu z księgową z Sopotu, celem sprawdzenia wpłat.

- Aktualizacja stanu członków pod kątem ich przynależności do ZKwP
Magdalena Buczyńska zaproponowała, by zmienić termin wykonania zadania na grudzień. Hanna Nycz wytłumaczyła, że klub musi mieć te informacje do następnego walnego i zaproponowała termin – listopad.

- Beata Gragas zaproponowała, by uzupełnić bazę danych członków o nr legitymacji i przynależność oddziałową, zobowiązuje się też wysłać e-mail do członków w tej sprawie.

- Sprawdzenie stanu składek za rok 2009
Beata Gargas zaproponowała, by ponaglenia wysyłać na koniec II i III kwartału
Hanna Nycz nawiązała do tematu z punktu 9 stwierdzając, że niezbędna jest dokładniejsza kontrola opłacenia składek przy organizacji klubowych imprez i weryfikację ich uczestników pod tym kątem. Edyta Ossowska zobowiązała się sprawdzać, czy składka przez danego klubowicza została opłacona, gdy zwróci się on z prośbą o rekomendację krycia/miotu/hodowli/reproduktora. Składka musi być opłacona zanim informacja o kryciu/miocie/hodowli/reproduktorze zostanie opublikowana na stronie klubowej.

- Kontakt z ZG w sprawie zatwierdzenia dokumentacji z Walnego
Beata Gargas poprosiła, żeby wpisać Edytę Ossowską na listę osób odpowiedzialnych za kontakt z ZG w sprawie Reg. Hodowlanego. Edyta Ossowska wyraziła zgodę. Beata Gargas poinformowała, że protokół z ostatniego Walnego, zgodnie z informacją uzyskaną od Joli Schwien złożony został w ZG na początku maja i na razie brak informacji o jego zatwierdzeniu; plenum ZG odbędzie w połowie czerwca.

- Na stronie ZG jest stary adres klubu, należy go zmienić, jednak musimy poczekać na oficjalne pismo z oddziału krakowskiego

- Kontakt z oddziałem w Krakowie w celu szczegółowego omówienia zasad współpracy.
Beata Gargas poinformowała, że p. Wiejemieczyk-Wierzchowska wyraziła chęć spotkania się z przewodniczącą Klubu M. Branny i wice-przew. B. Gargas po zakończeniu wystawy w Krakowie.

- Dalsze prace nad bazą danych członków klubu oraz psów rasy RR i Aktualizacja bazy danych
Edyta Ossowska poinformowała, że dane są uzupełniane na bieżąco, jak czas pozwala, nadal wprowadzane są zmiany w programie, mające na celu usprawnienie jego funkcjonowania. Aktualna jest cześć bazy dotycząca członków klubu i klubowych psów/miotów (o ile umożliwiają na to hodowcy przysyłając te informacje), natomiast brak czasu nie pozwala na uzupełnianie bazy o rodowodowe pogłowie rr w kraju

- Aktualizacja danych hodowlanych na stronie internetowej
Beata Gargas przypomniała o obowiązku wysyłania do wiadomości hodowcy maila wysyłanego przez Edytę Ossowską do administratora strony z prośbą o umieszczenie informacji hodowlanych na stronie. Obowiązek ten ustalono podczas walnego. Edyta Ossowską potwierdziła, że procedura jest przestrzegana.

- Przygotowanie projektu regulaminu bonitacji
Beata Gargas przypomniała, że projekt można znaleźć na stronie internetowej klubu w zakładce „Nasz Klub/Regulaminy” oraz na forum klubu w grupach zadaniowych, problemem jest brak zatwierdzonych testów (przez ZKwP) dla naszej rasy. Edyta Ossowska zadeklarowała, że opracuje informację na forum klubu z zaproszeniem do pracy nad Reg. Bonitacyjnych. Osoby chętne zostaną dodane do forum grup zadaniowych. Z ramienia zarządu nad projektem będą pracować Edyta Ossowska i Magdalena Buczyńska.

- Usprawnienie przebiegu informacji /opracowania zasad prowadzenia korespondencji
Beata Gargas zgłosiła chęć przygotowania projektu uchwały oraz zaproponowała dodać do tabeli punkty: 1. zasady przebiegu informacji pomiędzy członkami zarządu; 2. Zasady przebiegu informacji pomiędzy Zarządem a klubowiczami. Izabela Gołąb postulowała o pełną jawność informacji, tak aby i zarząd i członkowie klubu wiedzieli, kto czym się zajmuje.


11. Podjęcie uchwały o przyjęciu nowych członków (ZZ 10/2009).

Uchwałę nr ZZ 10/2009 przyjęto w następujący sposób:

Za przyjęciem uchwały głosów: 7
Przeciwko przyjęciu uchwały głosów: 0
Głosów wstrzymujących się: 0.


Dalsza część obrad: 10.06.09
(zebranie poprowadziła Beata Gargas, a protokołowała Magdalena Buczyńska)


12. Podjęcie uchwały dot. zasad formalnego głosowania w Zarządzie Klubu przy użyciu poczty elektronicznej lub na forum Zarządu Klubu i podejmowania na ich podstawie Uchwał Zarządu Klubu (ZZ 11/2009)

Uchwałę nr ZZ 11/2009 przyjęto w następujący sposób:

Za przyjęciem uchwały głosów: 5
Przeciwko przyjęciu Uchwały głosów: 0
Głosów wstrzymujących się: 0.


13. Podjęcie uchwały o szczegółowym podziale obowiązków członków zarządu Klubu kadencji 2009-2011 (ZZ 12/2009)


Uchwałę nr ZZ 12/2009 przyjęto w następujący sposób:

Za przyjęciem Uchwały głosów: 5
Przeciwko przyjęciu Uchwały głosów: 0
Głosów wstrzymujących się: 0.


14. Omówienie projektu uchwały dot. klubowej galerii psów i suk.

Magdalena Buczyńska zobowiązała się do przedstawienia finalnego projektu regulaminu na forum zarządu w najbliższym czasie, tak by zarząd mógł na przeciągu miesiąc podjąć stosowną uchwałę.

15. Omówienie projektu zmian na stronie internetowej. (zdjęcia reproduktorów i suk hodowlanych, gadżety klubowe, uaktywnienie działu „Różne/na wesoło” i in.)

Edyta Ossowska zaproponowała umieszczenie zdjęć psów w dziale rekomendowane reproduktory. Izabela Gołąb zaproponowała, aby również w dziale rekomendowane hodowle pojawiły się zdjęcia suk hodowlanych. Obie te propozycje zostały przyjęte. Szczegóły techniczne zostaną omówione na forum zarządu w najbliższym czasie. Magdalena Buczyńska zobowiązała się przygotować prezentację obu tych działów.

Beata Gargas zaproponowała umieszczenie na stronie internetowej klubu zakładki ze zdjęciami klubowych gadżetów. Omówiony został projekt rozprowadzania i wysyłki tych rzeczy oraz kwestie związane z zamówieniami upominków klubowych. Wszyscy poparli ten projekt.
Beata Gargas zaproponowała również reaktywację działu „na wesoło” na stronie klubu i przywrócenia mu pierwotnych funkcji. Dział ten miałby zawierać zakładkę z filmami, wierszykami i śmiesznymi zdjęciami. Izabela Gołąb wraz z Hanną Nycz zaproponowały, aby do współpracy zachęcić klubowiczów i zaangażować ich do konkretnych projektów. Opracowanie techniczne oraz układ tego działu pojawią się niebawem na forum zarządu. Zostaną opracowane również zasady umieszczania tam zdjęć, filmów i wierszyków oraz innych zaproponowanych przez klubowiczów pomysłów. Pomysł ten zyskał aprobatę wszystkich obecnych.


16. Omówienie ewentualnych poprawek w Regulaminie Klubu widocznym na stronie internetowej oraz zmian do zatwierdzenia na walnym zebraniu członków klubu w następnym roku.

Beata Gargas zauważyła, że są niezgodności zapisów regulaminu klubu z publikacją na stronie internetowej klubu. Chodzi o  § 10, punkty od 4 do 9, dotyczący członków wspierających i honorowych. Prawdopodobnie w wyniku pomyłki punkty te pojawiły się na stronie internetowej - ZG ZKwP nie zaakceptował uchwalonych na Walnym Zgromadzeniu Członków w Krakowie w dn. 31.03.2007 proponowanych zmian w Regulaminie Klubu. Punkty te powinny zostać usunięte. Magdalena Buczyńska zobowiązała się do natychmiastowej poprawki tego zapisu na stronie internetowej klubu, po opublikowaniu protokółu z niniejszego zebrania.

Magdalena Buczyńska zwróciła uwagę na potrzebę wprowadzenia zapisu, z którego jasno by wynikało, że osoba z nieopłaconą składką nie może brać udziału w kynologicznych imprezach klubu. Zaproponowała zmianę pkt. 23 Regulaminu Klubu Rasy Rhodesian Ridgeback na zgodny z Regulaminem Klubów Ras.


17. Wolne wnioski.

Beata Gargas złożyła wniosek o przybliżenie spraw związanych z powstaniem sekcji sportowej w klubie. Magdalena Buczyńska zwróciła uwagę, że Walne Zebranie przyjęło wolny wniosek zobowiązujący zarząd do przygotowania sekcji w roku 2009. Najpierw jednak należy zebrać informacje, czy taka sekcja może powstać przy klubie i na jakich zasadach. Sprawa w toku. Zobowiązano Małgorzatę Branny do rozmowy w tej sprawie w oddziale ZKwP w Krakowie.

Beata Gargas zgłosiła wniosek o założenie dodatkowej skrzynki mailowej na serwerze klubowym dla członka zarządu obsługującego stronę internetową. Adres tej skrzynki miałby brzmieć następująco: website@rrclub.pl . Wniosek został jednogłośnie przyjęty.

 

18. Zamknięcie zebrania.

Beata Gargas zamknęła zebranie, dziękując wszystkim obecnym za udział.


Przewodnicząca zebrania:
Małgorzata Branny

Sekretarz zebrania:
Beata Gargas

Protokolantki:
Paulina Berndt
Magdalena Buczyńska

 

 

ZALACZNIK1.pdf

pdf, 38.4 KB, 07/29/09, 1018 downloads




<< wstecz
© Copyright 2004-2010 RRclub.pl - Wszelkie prawa zastrze¿one stat4u powered by cms.to.pl